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Logiciel de gestion de salle réunion : fonctionnement, avantages, choix

La gestion des réservations des salles de réunion n’est pas souvent facile. D’où l’intérêt de se servir d’un logiciel de gestion de salle de réunion. Grâce à cet outil informatisé, il est plus facile pour vous d’organiser les réservations de vos salles et de vos espaces de conférences. Il vous permet d’optimiser le service que vous proposez et ainsi de satisfaire davantage vos clients. Tout ce qu’il faut savoir sur le fonctionnement, les avantages et le choix d’un tel outil.

Comment fonctionne un logiciel de gestion de salle de réunion ?

Le logiciel gestion salle réunion  permet d’organiser un certain nombre de réunions, comme :

  • Les réunions de lancement ;
  • Les réunions d’information ascendante ;
  • Les réunions de prise de décision ;
  • Les réunions de remue-méninges.

En plus de faciliter la gestion des réservations liées à ces réunions, l’outil informatisé peut également proposer d’autres fonctionnalités, comme :

  • La facturation, en permettant de faire la facturation des réservations et des équipements à la demande ;
  • La vidéoconférence, facilitant la gestion des visioconférences avec les clients ou les organisateurs ;
  • La restauration et les services, servant à gérer plus efficacement la commande des services de restauration et les demandes de matériel et de prestations complémentaires ;
  • Les rapports détaillés, concernant l’utilisation des salles et des matériels. On peut par exemple obtenir des informations sur le taux d’occupation, les heures de pointe, les réunions fantômes, etc.

Quels avantages d’utiliser un logiciel de gestion de salle de réunion ?

Parmi les avantages d’utiliser un logiciel gestion salle réunion est qu’il est pratique notamment quand vous disposez de plusieurs salles à gérer. Il s’utilise notamment si les salles ne se situent pas sur un même bâtiment, mais reparties dans divers endroits de la ville. L’outil vous aide facilement à l’établissement des plannings hebdomadaires ou mensuels des réservations. Il peut également vous fournir le taux d’occupation de chaque salle. Toutes ces opérations vous permettent de gagner de temps précieux puisque vos activités sont plus allégées.

Vous en avez assez d’avoir des salles de réunion réservées, mais non utilisées ? L’application de gestion salle de réunion peut être équipée de capteurs intelligents capables de déceler l’absence d’occupants. Une telle fonctionnalité vous permet d’optimiser l’exploitation de vos salles ou de vos espaces de réunion.

L’autre atout du logiciel de gestion de salle de réunion est qu’il aide les dirigeants d’entreprise à trouver facilement et rapidement un lieu de réunion adapté à leurs besoins. Ils sont à même de faire leur réservation en ligne sans qu’ils aient besoin de se déplacer.

Quels critères pour bien choisir son logiciel de gestion de salle de réunion ?

Pour trouver un meilleur logiciel gestion salle réunion, il existe quelques points à prendre en compte :

  • Vos besoins professionnels, pour assurer que l’outil informatisé répond à vos attentes ;
  • La taille et le nombre de salles de réunion, le logiciel est différent selon qu’on gère une salle de réunion pour 100 personnes et une salle pour 1000 personnes ;
  • L’existence d’un soutien en termes de mise en œuvre et du paramétrage du logiciel, étant importante si vous utilisez pour la première fois l’outil.